A colaboração entre os departamentos é fundamental para o sucesso de empresas de médio e grande porte, especialmente no que diz respeito a investimentos em tecnologia. Muitas vezes, os setores fazem investimentos de maneira isolada, sem levar em conta soluções já existentes que poderiam atender a múltiplas demandas. Essa situação não ocorre por má intenção, mas sim por falta de conhecimento ou pela burocracia que envolve a gestão de recursos. Quando os departamentos trabalham juntos, os investimentos tendem a ser mais eficazes, resultando em soluções mais abrangentes e eficientes.

Caso real: como a integração reduziu custos em rede de varejo

Recentemente, tive a chance de colaborar com um cliente de uma rede de varejo que exemplifica bem essa situação. Eles investiram bastante em sistemas de segurança para proteger seus bens e evitar perdas. Logo em seguida, o departamento de marketing decidiu alocar recursos em um sistema separado para monitorar o fluxo de clientes. Com o tempo, percebemos que, com alguns ajustes simples no sistema de segurança que já possuíam, utilizando uma licença do software DEFENSE IA da INTELBRAS e mais duas câmeras por loja, poderíamos obter informações ainda mais valiosas, incluindo metadados sobre o público. E o melhor de tudo? Uma solução muito mais abrangente por menos de um quinto do que haviam investido inicialmente. Isso realmente demonstra como a colaboração pode fazer toda a diferença!

Oportunidades na gestão de grandes empresas com múltiplas filiais, exemplificados pelo uso do ponto eletrônico

O desafio fica ainda maior em empresas com várias filiais e gestões independentes. Mas, nesse cenário, eu encontrei ótimas oportunidades e um exemplo bem claro de como um único investimento pode ajudar vários setores da mesma organização. A situação era a seguinte: várias filiais usando diferentes sistemas de controle de ponto eletrônico, o que gerava muitos problemas e manutenções constantes. Durante essas manutenções, alguns funcionários não conseguiam registrar o ponto, e em casos mais sérios, era preciso fazer ajustes manuais. Cada manutenção envolvia custos elevados com visitas técnicas e peças necessárias para garantir o funcionamento adequado de tudo. Isso gerava uma verdadeira dor de cabeça.

Impacto operacional e jurídico de um sistema ineficiente

Enquanto algumas lojas utilizavam leitores de cartão, outras optavam pela biometria digital, mas ambas ainda precisavam emitir comprovantes em papel. Mesmo com a biometria digital, muitos erros ocorriam devido a falhas naturais, como o desgaste das digitais e dificuldades de leitura de alguns funcionários. Até esse ponto, identificamos várias situações relevantes que geravam custos significativos. As visitas técnicas e manutenções exigiam a atenção da equipe de TI, que precisava intervir antes de acionar o prestador de serviços, consumindo tempo que poderia ser dedicado a outras atividades. A marcação manual demandava um esforço considerável da equipe de RH no fechamento da folha de pagamento. O departamento jurídico enfrentava desafios com processos de ex-funcionários relacionados à jornada de trabalho, uma vez que a marcação manual de ponto não possui validade jurídica em audiências, resultando em custos adicionais para a empresa.

Solução integrada com reconhecimento facial

E não para por aí! Também havia os custos com as bobinas para emitir os comprovantes, que, além de representarem um grande impacto no orçamento a longo prazo, iam totalmente contra a iniciativa da empresa de reduzir resíduos e ajudar o meio ambiente. Então, em uma parceria com uma empresa de software trocamos os velhos relógios de ponto (REPs) por controladores de acesso facial INTELBRAS. Cada controlador de acesso facial tem um custo inferior a metade do preço de um relógio de ponto tradicional! Com essa nova solução que combina software e hardware, a empresa eliminou completamente a necessidade de papelada. As manutenções? Praticamente não existem mais! O dispositivo opera de maneira digital e sem contato. Essa transformação trouxe diversos benefícios diretos para as equipes de RH, TI e Jurídico, resultando em uma economia considerável em várias áreas: redução de despesas com equipamentos, manutenções, bobinas e até questões jurídicas. Além disso, o tempo que a equipe de TI, especialmente o RH, dedicava a essas atividades agora pode ser direcionado para outras iniciativas. Afinal, tempo é dinheiro!

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Como criar uma cultura de decisões tecnológicas integradas

Três setores foram diretamente afetados e trabalharam em conjunto na decisão e no investimento para a mudança do sistema. Embora a gestão de recursos em grandes organizações possa parecer fácil à primeira vista, na verdade, é um grande desafio! Estabelecer diretrizes para o uso dos recursos e promover a cultura da empresa traz diversos benefícios. Já observei empresas formando comitês compostos por representantes de diferentes áreas para auxiliar na tomada de decisões sobre investimentos em tecnologia. Esses comitês são excelentes, pois permitem que todos expressem suas opiniões e colaborem, especialmente quando o investimento impacta várias áreas. Essa abordagem pode ser eficaz, desde que não se torne burocrática.

Responsáveis por garantir eficiência e evitar redundâncias

Outra abordagem que observei em algumas organizações é a designação de um profissional ou equipe responsável pelo processo. Esse profissional ou equipe possui uma visão abrangente da organização e utiliza ferramentas de diversas áreas para aprimorar os processos e avaliar a eficácia das soluções, prevenindo a ocorrência de novos erros. Além disso, eles atuam como consultores, examinando as tecnologias que as áreas desejam implementar e verificando se já existe algo semelhante em uso, evitando, assim, investimentos desnecessários.

Colaboração é a chave para a inovação eficiente

A verdade é que não existe uma fórmula mágica que sirva para todos. Cada empresa tem suas características, mercado e cultura. O que realmente faz a diferença é incentivar a colaboração entre os setores! Estimular a integração e a comunicação contribui para evitar desperdícios e otimizar o uso das tecnologias já disponíveis. Isso não só economiza, mas também resulta em soluções mais abrangentes que atendem a várias necessidades da empresa, facilitando negociações melhores com fornecedores. Afinal, uma gestão integrada permite apresentar soluções mais completas, aumentando o poder de negociação da organização. Então, em vez de cada setor ficar na sua bolha, é fundamental que a colaboração e a troca de informações sejam a base das nossas ações. Assim, os investimentos em tecnologia realmente vão trazer benefícios reais e duradouros!

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Nota editorial: Este artigo foi escrito por um autor convidado. A solução mencionada envolve a integração entre o hardware da INTELBRAS e o software da CERTPONTO, plataforma que garante conformidade e eficiência na gestão de jornada.