Para o setor de Recursos Humanos e o Departamento Pessoal, a gestão da jornada de trabalho é o pilar central da conformidade legal. O controle de ponto não é apenas uma rotina administrativa; é a única prova documental que a empresa possui para se defender em litígios trabalhistas.

Com a modernização da legislação, o RH precisa urgentemente abandonar práticas manuais e entender as nuances da lei para transformar o controle de ponto em uma ferramenta de segurança jurídica e eficiência operacional.

Este guia completo oferece uma visão detalhada das obrigações legais, dos tipos de sistemas permitidos, dos riscos de não fiscalizar e da importância da tecnologia para uma gestão impecável. Boa leitura!

O que diz a CLT sobre controle de ponto?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece claramente a obrigatoriedade do registro de jornada, sendo a base de toda a fiscalização:

• Obrigatoriedade por número de funcionários: o artigo 74 da CLT determina que empresas com mais de 20 funcionários em seu quadro devem realizar o controle de ponto, seja ele manual, mecânico ou eletrônico;

• Regulamentação tecnológica: a principal norma complementar à CLT é a Portaria MTP nº 671/2021. Ela substituiu as antigas portarias (1510 e 373) e detalhou os requisitos técnicos de segurança e integridade que todos os sistemas eletrônicos de ponto devem cumprir. Esta portaria é o checklist de conformidade que o RH deve seguir.

Quantos funcionários para ter controle de ponto?

Obrigatoriamente, o controle de ponto é exigido para todas as empresas que possuam mais de 20 funcionários. No entanto, é uma prática altamente recomendada que empresas menores (com menos de 20 empregados) também adotem um sistema de controle, mesmo que não seja obrigatório.

A razão é simples: em caso de ação trabalhista por horas extras, o ônus da prova recai sobre o empregador. Sem um registro de ponto robusto, a defesa jurídica se torna frágil e a empresa fica vulnerável.

Quais funcionários são isentos de marcação de ponto?

As três categorias isentas de ponto são: empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário, gerentes (cargos de confiança) e teletrabalhadores que trabalham por produção ou tarefa (Art. 62, III da CLT) aplicáveis apenas quando a função for incompatível com fixação de horário:

I. Trabalho externo incompatível: Sem possibilidade de controle;

II. Cargos de gestão: Com poderes de mando e gratificação;

III. Teletrabalho: Por produção ou tarefa, sem controle de jornada.

Atenção: Em qualquer hipótese, a existência de controle direto ou indireto descaracteriza a isenção, tornando o registro obrigatório.

Porque o controle de ponto manual não é mais permitido?

Devido à alta suscetibilidade à rasuras e ao preenchimento uniforme (‘ponto britânico’), os registros manuais são frequentemente desconsiderados pela Justiça do Trabalho (Súmula 338 do TST).

Quando o juiz identifica essas falhas, a prova documental é anulada e ocorre a inversão do ônus da prova: a empresa passa a ter a obrigação de provar que o funcionário não fez horas extras, o que é quase impossível sem um registro confiável.

Quais são os tipos de controle de ponto online?

A Portaria 671/2021 modernizou o setor e criou três tipos principais de sistemas eletrônicos de ponto, sendo dois deles online e móveis:

• REP-C (Convencional):O relógio de ponto físico (hardware). Para ser legal, deve ter Porta Fiscal USB, não permitir restrições de marcação e possuir Certificação do INMETRO. Seu uso é restrito ao local da instalação e exige bobina de papel para emissão de comprovante impresso a cada batida;
• REP-A (Alternativo): Conjunto de equipamentos e programas cuja validade jurídica depende exclusivamente de Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.
  • Risco: Se o acordo sindical não for renovado, o sistema torna-se irregular. Deve emitir o arquivo AFD e exigir assinatura eletrônica qualificada nos espelhos de ponto.
• REP-P (Via Programa): A categoria mais robusta para softwares (SaaS). É um sistema registrado no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) que cumpre requisitos rígidos de segurança da informação.
  • Vantagem: Permite ponto móvel, geolocalização e uso em home office com segurança jurídica permanente, sem depender de aval do sindicato, emitindo o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade definidos na Portaria 671.

De quem é a responsabilidade do controle de ponto? (A Cultura de Conformidade)

Juridicamente, a empresa (CNPJ) responde por qualquer irregularidade. Porém, para que a gestão funcione sem falhas, é preciso estabelecer uma Cultura de Conformidade baseada em três pilares:

• O RH/DP (O Guardião): Não basta contratar o sistema. O RH deve garantir que a ferramenta seja inviolável (conforme a Portaria 671), realizar auditorias e treinar a equipe.
• O Gestor Imediato (O Fiscal): É quem está na linha de frente. Ele deve orientar quanto todos os procedimentos relacionados ao ponto, sejam relativos às horas extras ou consultas no sistema e fiscalizar se a equipe está registrando o ponto corretamente. Gestor que ignora o ponto da equipe gera passivo trabalhista.
• O Colaborador (O Executor): Possui o dever contratual de registrar a realidade da sua jornada. Nota: O sistema deve facilitar esse processo, com lembretes que evitem o “esquecimento”.

A falta de controle gera multas? (O Alerta Financeiro)

Sim, mas a multa administrativa do Ministério do Trabalho é apenas a “ponta do iceberg”. O verdadeiro perigo é financeiro e silencioso: a condenação na Justiça do Trabalho.

Se a sua empresa não tiver um controle de ponto robusto auditável e à prova de fraudes, a Justiça aplica o princípio da Inversão do Ônus da Prova. Isso significa que a palavra do funcionário passa a ser considerada verdade absoluta, e a empresa perde sua principal ferramenta de defesa.

O resultado: Condenações que somam horas extras retroativas, reflexos em férias, 13º e FGTS, muitas vezes inviabilizando o caixa de pequenas e médias empresas.

4 Riscos de não controlar a jornada

Ignorar a gestão de ponto profissional é assumir riscos que podem comprometer a saúde financeira do negócio:

1. O Passivo Oculto (A Bomba-Relógio): Horas extras não pagas e não registradas se acumulam por até 5 anos. Quando o funcionário sai, essa conta chega de uma só vez, com juros e correções monetárias.
2. Fragilidade Jurídica: Usar planilhas ou ponto manual é entregar a defesa da empresa de bandeja. Sem provas digitais com validade jurídica (como a assinatura eletrônica do REP-P), o juiz tende a decidir a favor do trabalhador.
3. Bloqueio de Contas (SISBAJUD): Em fases de execução de processos trabalhistas, a justiça pode determinar o bloqueio das contas bancárias da empresa, paralisando a operação e o pagamento de fornecedores.
4. Danos à Marca Empregadora: Empresas desorganizadas com pagamentos e horários perdem seus melhores talentos e ganham má reputação no mercado.

É possível integrar o software de ponto com outras ferramentas?

Mais do que possível, é vital para a produtividade. Um software de ponto moderno não deve ser uma ilha; ele precisa ser o coração da folha de pagamento.

Ao integrar o ponto (REP-P) com seu sistema de folha, você elimina a redigitação manual e garante:

• Cálculo Automático: Adicional noturno, DSR e horas extras calculados sem erro humano;
• Gestão de Benefícios: O sistema considera faltas e atrasos automaticamente para o cálculo correto de avos de férias e 13º salário;
• Fim das Planilhas Paralelas: Todas as informações ficam centralizadas em uma única fonte de verdade, auditável e segura.

Conformidade não é custo, é Blindagem: Transforme seu RH com a CERTPONTO

Chega de tratar o controle de ponto como uma tarefa burocrática. Ele é o maior ativo de segurança jurídica que sua empresa possui.

Para eliminar definitivamente o risco de multas administrativas, passivos trabalhistas ocultos e litígios judiciais, o seu RH precisa de mais do que uma ferramenta: precisa de uma inteligência de gestão que combine precisão de cálculo com irrefutabilidade legal.

Por que a CERTPONTO é a escolha segura para o seu negócio?

• Autoridade de Pioneiro: Somos pioneiros no uso da certificação digital no registro de ponto. Garantimos a integridade e a autenticidade dos dados desde o momento da marcação, criando uma prova jurídica robusta para sua defesa.
• Compliance Total (Portaria 671): Nossa plataforma é um REP-P nativo, atendendo integralmente aos requisitos técnicos de segurança do Ministério do Trabalho.
• Eficiência Operacional: Adeus, retrabalho. Integramos nativamente com os principais sistemas de folha de pagamento do mercado, transformando seu Departamento Pessoal em um centro de estratégia, não de digitação.

Não espere a fiscalização bater na porta.

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