A gestão de ponto não é apenas uma obrigação operacional do RH. Ela é um dos principais instrumentos de prova da jornada de trabalho e um dos focos mais recorrentes da fiscalização trabalhista no Brasil, especialmente quando há erros na gestão de ponto. Isso não é uma percepção de mercado, é um dado oficial. Tecnologia, Portaria 671 e sistema de ponto entram como instrumentos de prevenção de irregularidades.

Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por meio do Sistema Khronos, ferramenta usada pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, foram analisadas 71,4 milhões de jornadas de trabalho em apenas um ano, com a identificação de 12,5 milhões de irregularidades, concentradas principalmente em excesso de jornada e descumprimento de intervalos legais.

• Fonte oficial: Ministério do Trabalho e Emprego – Sistema Khronos (2024)

Diante desse cenário, este artigo apresenta os principais erros na gestão de ponto a partir da ótica da fiscalização que aponta os efeitos concretos na jornada como os principais problemas e explicamos por que eles ocorrem, qual é o risco legal envolvido e como evitá-los de forma estruturada e preventiva.

1. Excesso de jornada além dos limites legais

O excesso de jornada é uma das irregularidades mais frequentemente identificadas pelo MTE.

O que a fiscalização encontra

Jornadas diárias que ultrapassam, de forma recorrente, os limites previstos na legislação, muitas vezes tratadas internamente como exceção, mas que se tornam padrão operacional.

Por que esse erro acontece

• Falta de planejamento de escalas
• Ausência de alertas de extrapolação
• Cultura de horas extras contínuas
• Ajustes manuais no ponto após o fechamento

Base legal

• Art. 59 da CLT, que regula a prestação e os limites das horas extras

Como evitar

Gestão ativa da jornada, com monitoramento contínuo, regras claras para horas extras e controles que sinalizem excessos antes que eles se tornem passivos.

2. Descumprimento do intervalo intrajornada

O intervalo para repouso e alimentação é um dos pontos mais sensíveis da fiscalização.

O que a fiscalização encontra

Intervalos não concedidos, concedidos parcialmente ou registrados de forma inconsistente com a realidade da jornada.

Por que esse erro acontece

• Pressão operacional por produtividade
• Falta de controle efetivo do intervalo
• Registros padronizados que não refletem a prática real

Base legal

• Art. 71 da CLT intervalo de 15 minutos quando a jornada ultrapassa 4 horas e não excede 6 horas

Como evitar

Políticas claras de pausa, sistemas de alerta para o registro real do intervalo e acompanhamento ativo da liderança.

3. Descumprimento do intervalo interjornada

O descanso entre jornadas também é foco direto da fiscalização.

O que a fiscalização encontra

Início de uma nova jornada sem o descanso mínimo legal entre turnos.

Por que esse erro acontece

• Jornadas excessivas no dia anterior
• Escalas mal distribuídas
• Falta de cruzamento automático entre jornadas consecutivas

Base legal

• Art. 66 da CLT descanso mínimo de 11 horas consecutivas entre duas jornadas de trabalho (intervalo interjornada)

Como evitar

Gestão integrada de jornada e escalas, com alertas para violações do descanso interjornada.

4. Controle de ponto que não reflete a jornada real

Quando o controle de ponto não espelha a jornada efetivamente praticada, ele deixa de proteger a empresa e passa a atuar contra ela.

Na prática, o risco jurídico não está apenas na ausência de ponto, mas na existência de registros formais que não correspondem à realidade do trabalho prestado.

O que a fiscalização e a Justiça entendem

A fiscalização trabalhista e a Justiça do Trabalho consideram inidôneos os controles de ponto que apresentam:

• horários invariáveis ao longo do tempo;
• registros incompatíveis com a dinâmica da atividade;
• inconsistências entre ponto, escala e pagamento;
• ausência de justificativas ou histórico de ajustes.

Nesses casos, o controle de ponto perde sua força probatória, e a jornada alegada pelo trabalhador pode prevalecer.

Por que esse erro acontece

Esse problema costuma surgir quando:

• há registro britânico, com horários padronizados que não refletem variações reais da jornada;
• ocorrem ajustes retroativos sem justificativa formal, identificação do responsável ou trilha de auditoria;
• existem marcações feitas por terceiros, comprometendo a autenticidade do registro;
• o sistema de ponto permite correções sem critérios claros ou rastreabilidade.

Base legal

• Súmula nº 338 do Tribunal Superior do Trabalho (TST) estabelece que controles de jornada inválidos ou inconsistentes transferem o ônus da prova ao empregador.

Como evitar

A prevenção exige mais do que registrar horários. É necessário:

• garantir marcação individual e vinculada ao trabalhador;
• manter rastreabilidade completa de qualquer ajuste ou exceção;
• evitar padronizações artificiais de horários;
• utilizar sistemas que assegurem integridade, auditabilidade e coerência entre ponto, escala e folha.

Um controle de ponto só cumpre seu papel jurídico quando reflete fielmente a jornada real e pode ser apresentado com segurança em uma fiscalização ou processo trabalhista.

5. Classificação incorreta de empregados como isentos de controle de jornada

A aplicação indevida da isenção prevista no art. 62 da CLT é uma das fontes mais recorrentes de passivo trabalhista oculto, justamente porque muitas empresas acreditam estar protegidas quando, na prática, não estão.

O problema não está na existência da isenção, mas em aplicá-la sem que os requisitos legais estejam efetivamente presentes.

O que a fiscalização e a Justiça do Trabalho encontram

A fiscalização e a jurisprudência trabalhista identificam com frequência empregados classificados como isentos que:

• possuem horário de trabalho previsível ou habitual;
• recebem cobranças por cumprimento de jornada, ainda que indiretas;
• utilizam sistemas, aplicativos ou relatórios que permitem aferir horário de início e término do trabalho;
• têm sua rotina acompanhada por metas com controle temporal.

Nessas situações, entende-se que há controle de jornada, ainda que não formal, o que descaracteriza a isenção.

Por que esse erro acontece

Esse erro ocorre, principalmente, pela confusão entre o rótulo do cargo e a realidade da função exercida. Na prática, muitas empresas tratam o “cargo de confiança” como uma isenção automática, quando a CLT exige critérios objetivos e cumulativos para afastar o controle de jornada.

As situações mais comuns são:

• o conceito de cargo de confiança é interpretado apenas pelo título do cargo, sem análise das atribuições reais, do grau de autonomia e dos poderes efetivos de mando e gestão;
• a gratificação de função não atende aos critérios legais exigidos pela CLT, seja pelo percentual insuficiente, seja pela ausência de diferenciação real em relação aos demais cargos;
• a isenção do controle de jornada é utilizada como solução operacional, para simplificar a gestão ou evitar o pagamento de horas extras, e não como exceção jurídica devidamente fundamentada;
• o trabalho remoto ou externo é confundido com impossibilidade de controle de horário, quando, na prática, há fiscalização direta ou indireta, por meio de metas temporais, sistemas, relatórios, aplicativos ou rotinas previsíveis.

Nesses cenários, a Justiça do Trabalho tende a concluir que há controle de jornada, ainda que não formal, o que descaracteriza a isenção.

Base legal

• Art. 62 da CLT — hipóteses restritas de exclusão do controle de jornada, aplicáveis apenas quando a própria natureza da função for incompatível com a fixação de horário:
  • Inciso I: trabalho externo incompatível com a fixação de horário, desde que não haja possibilidade de controle, nem mesmo indireto;Inciso II: cargos de gestão, com poderes reais de mando e representação, cumulados com gratificação de função nos termos da lei;
  • Inciso III: empregados em regime de teletrabalho, desde que não haja controle de jornada, ainda que indireto.

Em qualquer das hipóteses, a existência de controle direto ou indireto descaracteriza a isenção, tornando obrigatório o registro de jornada.

Como evitar

A prevenção passa por critérios objetivos:

• aplicar a isenção apenas quando os requisitos legais estiverem claramente atendidos;
• analisar a real autonomia do cargo, e não apenas sua nomenclatura;
• documentar as atribuições e a estrutura hierárquica;
• optar pelo controle de jornada sempre que a própria natureza da função permitir o acompanhamento, ainda que indireto, do horário de trabalho.

Na prática, se a empresa consegue identificar, ainda que por meios indiretos, quando o trabalho começa e termina, a exclusão do controle de jornada tende a não se sustentar juridicamente.

6. Cálculo incorreto de horas extras e reflexos legais

Mesmo quando a jornada é registrada, erros na apuração e no cálculo das horas extras são uma das principais fontes de passivo trabalhista, pois afetam não apenas o pagamento mensal, mas toda a cadeia de reflexos legais.

O problema não está apenas em pagar ou não pagar horas extras, mas em calculá-las de forma incorreta, incompleta ou desconectada da realidade da jornada.

O que a fiscalização e a Justiça do Trabalho encontram

A fiscalização e as reclamatórias trabalhistas frequentemente identificam:

• diferenças no número de horas extras efetivamente devidas;
• pagamento incorreto ou incompleto do adicional legal;
• erro na apuração do adicional noturno;
• ausência ou cálculo equivocado dos reflexos em DSR, férias, 13º salário e FGTS;
• divergência entre o que consta no ponto, na folha de pagamento e nos recibos salariais.

Essas inconsistências, mesmo quando pequenas mês a mês, se acumulam ao longo do tempo, ampliando significativamente o passivo trabalhista.

Por que esse erro acontece

Esse erro costuma ocorrer quando:

• os cálculos são feitos manualmente, com lançamentos suscetíveis a falhas humanas;
• integração entre o sistema de ponto e a folha de pagamento que falham, exigindo retrabalho e conferências manuais;
• regras legais e convencionais (adicionais, percentuais, compensações) são aplicadas de forma genérica ou desatualizada;
• a apuração da jornada não considera corretamente escalas, compensações, banco de horas e exceções.

Base legal

• Art. 59 da CLT regula a prestação e os limites das horas extras;
• Art. 7º, inciso XVI, da Constituição Federal assegura o pagamento de horas extras com adicional mínimo de 50%.

Como evitar

A prevenção exige controle sistêmico, não apenas boa intenção:

• automatizar o cálculo das horas extras e adicionais, conforme a legislação e normas coletivas aplicáveis;
• garantir integração total entre ponto e folha de pagamento, evitando divergências de base;
• manter regras claras e parametrizadas para adicionais, reflexos e compensações;
• realizar auditorias periódicas para identificar inconsistências antes que se tornem passivo judicial.

Um cálculo de horas extras só é juridicamente seguro quando a jornada registrada, o pagamento efetuado e os reflexos legais estão coerentes entre si.

7. Falhas na comunicação e no treinamento sobre regras de ponto

Falhas na comunicação e no treinamento sobre as regras de ponto não são, isoladamente, o gatilho da fiscalização, mas tornam-se relevantes quando já existem irregularidades objetivas na jornada, como excesso de horas ou descumprimento de intervalos legais.

Nessas situações, a fiscalização e a Justiça do Trabalho avaliam se o problema é pontual ou resultado de uma prática organizacional, e a ausência de orientação clara passa a indicar falha estrutural na gestão da jornada.

O que a fiscalização e a Justiça observam

Após identificar irregularidades, é comum que sejam analisados fatores como:

• marcações incorretas ou incompletas por desconhecimento das regras;
• intervalos não registrados por práticas informais da liderança;
• horas extras habituais, ainda que não formalmente autorizadas;
• divergência de procedimentos entre áreas ou gestores;
• alegações de que o colaborador não sabia como registrar corretamente o ponto.

Esses elementos enfraquecem a defesa da empresa, pois indicam que o erro não foi isolado, mas tolerado ou reproduzido ao longo do tempo.

Por que esse erro acontece

Esse cenário costuma ocorrer quando:

• as regras de ponto existem apenas no papel, sem tradução prática para a rotina;
• não há treinamento periódico de colaboradores e gestores;
• gestores não sabem como lidar corretamente com exceções, ajustes e horas extras;
• a empresa depende de orientações verbais, sem padronização ou registro.

Base legal

• Art. 74 da CLT dever de manter registros fidedignos da jornada;
• Art. 157 da CLT  dever do empregador de cumprir e fazer cumprir as normas de trabalho.

Como evitar

• estabelecer regras claras e acessíveis sobre jornada e intervalos;
• treinar periodicamente colaboradores e gestores;
• padronizar procedimentos para exceções e ajustes;
• utilizar sistemas que alertem falhas de marcação e permitam correção imediata.

8. Falta de guarda, integridade e rastreabilidade dos dados de jornada

Sem dados confiáveis, a empresa perde sua principal prova em uma fiscalização ou ação trabalhista.
Mais do que registrar a jornada, é fundamental garantir a integridade, a rastreabilidade e a disponibilidade dos registros ao longo do tempo. Na prática, não basta “ter o ponto”. É preciso conseguir apresentá-lo com credibilidade, quando exigido.

O que a fiscalização exige

A Auditoria-Fiscal do Trabalho exige que a empresa seja capaz de:

• apresentar os registros de jornada sempre que solicitados;
• demonstrar que os dados não sofreram alterações indevidas;
• comprovar a autenticidade e a integridade das marcações;
• disponibilizar históricos, relatórios e arquivos exigidos pela legislação, de forma auditável.

Quando a empresa não consegue atender a esses requisitos, o controle de ponto perde valor probatório, ainda que exista formalmente.

Por que esse erro acontece

Esse problema ocorre, principalmente, quando:

• são utilizados sistemas frágeis, sem mecanismos de segurança e controle de integridade;
• não há rotina de guarda segura dos dados, expondo a empresa à perda desses dados;
• os registros podem ser alterados sem histórico, justificativa ou identificação do responsável;
• falta uma governança clara sobre os dados de jornada, incluindo acesso, guarda e auditoria.

Nesses cenários, a empresa fica vulnerável tanto a autuações administrativas quanto à incapacidade de defesa em processos antigos, ainda dentro do prazo prescricional.

Base legal

• Portaria MTP nº 671/2021 estabelece requisitos técnicos para os sistemas de registro eletrônico de ponto, incluindo integridade, segurança, rastreabilidade e possibilidade de auditoria dos dados.

Como evitar

A prevenção exige tratar os dados de jornada como ativo jurídico, não apenas operacional:

• adotar sistemas que garantam criptografia e integridade dos registros;
• manter backups automáticos e redundantes;
• controlar acessos e permissões de forma rigorosa;
• assegurar rastreabilidade completa de qualquer ajuste ou exceção;
• garantir conformidade com a Portaria 671/2021 e boas práticas de proteção de dados.

Um controle de jornada só cumpre sua função quando os dados são seguros, auditáveis e defensáveis, mesmo anos depois do registro.

Como a fiscalização avalia a gestão de jornada na prática

A Auditoria-Fiscal do Trabalho não analisa apenas se houve irregularidade, mas se ela é pontual ou sistêmica.
Após identificar excessos de jornada ou falhas em intervalos, o auditor avalia:

• frequência (ocorre uma vez ou se repete);
• alcance (atinge um trabalhador ou vários);
• causa (erro isolado ou prática organizacional);
• conduta do empregador (há política, orientação e controle).

Falhas repetidas, ausência de orientação e práticas informais agravam o enquadramento, dificultam a defesa administrativa e aumentam o risco de condenação judicial.

De onde vem a ideia de “gestão” ou “governança” da jornada?

A ideia de gestão ou governança da jornada não decorre de um único artigo da CLT, mas da combinação entre a legislação trabalhista e a forma como ela é aplicada pela fiscalização e pela Justiça do Trabalho.

A CLT impõe ao empregador o dever de registrar corretamente a jornada de trabalho (art. 74) e de cumprir e fazer cumprir as normas relacionadas à jornada, intervalos e descansos (art. 157). A jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho complementa esse cenário ao estabelecer que, quando os controles de ponto são inválidos ou inconsistentes, o ônus da prova pode ser transferido ao empregador (Súmula nº 338).

Na prática, isso significa que não basta possuir registros de ponto. Registros incoerentes, mal geridos ou contraditórios ainda que existam formalmente perdem força como prova e deixam a empresa vulnerável.

Esse entendimento ajuda a explicar algo que muitos empresários só percebem diante de uma fiscalização ou ação trabalhista: corrigir um erro isolado não é suficiente. É preciso demonstrar que a falha não faz parte de uma prática estrutural.

Funciona assim:

• um erro pontual tende a ser tratado como exceção;
• o mesmo erro repetido indica falha de gestão;
• falhas recorrentes somadas à ausência de orientação ou treinamento passam a ser atribuídas ao empregador.

Os dados do MTE reforçam esse ponto: o risco não está no detalhe técnico isolado, mas na repetição de falhas na gestão da jornada. Por isso, um sistema de controle de jornada bem estruturado não é apenas uma ferramenta operacional, ele reduz multas e autuações, diminui o passivo trabalhista, aumenta a previsibilidade financeira e fortalece a segurança jurídica da empresa.

A CERTPONTO atua exatamente nesse ponto: ajudando empresas a estruturar a gestão da jornada de forma confiável, auditável e alinhada à legislação trabalhista vigente.

Os dados do Ministério do Trabalho mostram que a fiscalização da jornada está cada vez mais baseada em excesso de horas e descumprimento de intervalos legais. A legislação define com clareza o que deve ser registrado e quais limites precisam ser respeitados. A jurisprudência do TST reforça um ponto essencial: quando o controle de ponto é coerente, auditável e alinhado à lei, ele protege a empresa; quando é frágil, torna-se um risco.

Por isso, a gestão de jornada deixou de ser apenas uma tarefa do RH e passou a ser uma decisão estratégica do negócio. Empresas que tratam o controle de ponto com método, governança e conformidade não evitam a fiscalização, mas define como a empresa atravessa esse processo. Controles bem estruturados reduzem multas, aumentam a previsibilidade financeira e fortalecem a segurança jurídica.

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