Você já sabe que uma das tarefas essenciais do RH é a organização e controle da jornada de trabalho dos funcionários. E também tem consciência do quão complexa isso pode ser. Isso porque envolve dados pessoais de muitos colaboradores diferentes ― o que precisa ser protegido e bem gerenciado para não ocorrerem problemas administrativos e legais. Para que tudo fique em ordem, contratar um sistema de ponto eletrônico vai ajudar o setor nesse trabalho. Ele automatiza o processo e ordena as informações de maneira prática para a avaliação do RH. Bem melhor, não é mesmo?

Contudo, é preciso ter atenção na hora de escolher o sistema de ponto eletrônico certo para sua empresa. Neste conteúdo, mostraremos os cuidados para tanto, bem como as características de uma boa plataforma. Boa leitura!

Como reconhecer um bom sistema de ponto eletrônico?

Primeiro, um bom sistema de ponto eletrônico garante, antes de tudo, segurança! Afinal de contas, informações pessoais estão sendo coletadas, armazenadas e compartilhadas internamente. É preciso ter certeza que sua plataforma está adequada à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Assim, não será necessário fazer manualmente, facilitando e otimizando o processo.

E como já estamos falando de automatização, outras características são as funcionalidades. A plataforma também opera de forma virtual? Gera os relatórios dos colaboradores de forma automática? Tem um atendimento ao cliente eficaz? Todas essas perguntas são importantes para atestar a qualidade da ferramenta e sua capacidade de resolução dos problemas que possam aparecer.

A transparência é outro atributo necessário! Não somente o gestor ou supervisor deve ter acesso, mas o funcionário tem direito de ver seu ponto e, caso queira, contestar. Esse tipo de prevenção pode salvar sua empresa de processos trabalhistas. Logo, a melhor opção, por exemplo, seria um sistema de ponto eletrônico que disponibiliza a marcação para o portal do trabalhador no mesmo momento, como o da CERTPONTO. Assim, fica disponível para consulta a qualquer momento.

Quer saber como tomar essa decisão? Continue a leitura para conferir algumas dicas para tomar a decisão.

Quais cuidados tomar para escolher o sistema?

A seleção do sistema de ponto eletrônico tem que ser feita com atenção. Principalmente, porque tem impacto direto nas finanças, no RH e na vida dos colaboradores. Veja abaixo alguns pontos de atenção!

1. Segurança jurídica

A portaria 671/2021, por exemplo, define diretrizes importantes ao REP (Registro Eletrônico de Ponto). Elas envolvem alterações em documentos, como espelho de ponto e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ). Por ser recente, pode ser que tenham plataformas que ainda não estejam totalmente de acordo. Tanto ela quanto a LGPD, citada acima, tem objetivo de padronizar e trazer segurança para os processos. Ao escolher uma plataforma que certifique digitalmente e aplique o carimbo de marcação de tempo nas marcações, é garantida a integridade, a inviolabilidade e a irrefutabilidade prevista em lei das marcações de ponto. Ou seja, certeza de qualidade e tranquilidade para sua empresa!

2. Abrangência às formas de trabalho da sua empresa

Se sua empresa é remota ou possui equipes nesse modelo, ou em regime híbrido, não tem por que ter um sistema de ponto eletrônico que só funcione de um terminal físico, correto? Nesse caso, o ideal é um digital que pode ser usado de diferentes aparelhos e de qualquer lugar. Ou seja, pense no sistema de ponto eletrônico que mais se enquadra no perfil da sua empresa! Ter essa reflexão vai levar a melhor tomada de decisões.

3. Custo-benefício

Quando o assunto é qualidade da sua empresa, o valor monetário não deve ser o primeiro detalhe a ser observado. O que deve ser visto é se os benefícios e funcionalidades fazem o custo valer a pena. Esse cuidado é importante para que sua escolha não seja norteada por preços e resulte em problemas mais tarde.

4. Experiência do usuário no sistema de ponto eletrônico

Seus colaboradores têm que conseguir usar o ponto sem dificuldade. Então, fique atento à usabilidade, ou seja, se a interface é intuitiva e fácil, as possibilidades de confusão, entre outros.

Para relembrar tudo que trouxemos: segurança, funcionalidades, transparência, adequação à legislação e à sua empresa, custo-benefício e experiência do usuário. Esses são pontos de atenção essenciais para selecionar o melhor para sua organização. E, melhor ainda, a plataforma da CERTPONTO tem todos esses e muito mais. Você pode conhecer mais sobre ao entrar em contato conosco. E, ainda, acessando regularmente nosso blog!