Em qualquer negócio, gerenciar a entrada e saída dos colaboradores não é tarefa simples. E esse trabalho fica ainda mais complexo quando falamos do controle de jornada em grandes empresas. Evitar erros que possam gerar passivos trabalhistas é um dos desafios que o RH dessas instituições enfrenta, além de toda a demanda que esse setor deve cumprir, como o monitoramento de horas extras e férias.

De que modo, então, manter um controle de jornada em grandes empresas sem, por outro lado, sobrecarregar o departamento de Recursos Humanos? Acredite: dá para fazer isso de uma maneira fácil e acertada com a ajuda da tecnologia. Confira!

As questões legais que envolvem o controle de jornada em grandes empresas

Em casos de processos judiciais, é fundamental ter provas que deixam nítida a atuação correta por parte da empresa. Por isso, manter um histórico do controle de jornada em grandes empresas é tão importante. Até porque esse trabalho é obrigatório em negócios com mais de 20 funcionários. É o que determina o Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) sobre o registro do horário de trabalho dos funcionários da empresa.

Ainda, em 2021, entrou em vigor a Portaria 671/21, que altera algumas questões referentes à carteira de trabalho e ao controle de jornada. Essa resolução do Ministério do Trabalho substitui as portarias 1510 e 373, cujas principais alterações são referentes aos tipos de sistema de registro eletrônico de ponto. Antes, ele era considerado alternativo. Agora, o ponto via software foi transformado em REP-P (Registro Eletrônico de Ponto), ou seja, ganhou classificação e regras específicas. Outras mudanças também foram instituídas, tais como:

• substituição do AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) pelo ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais);
• alterações na identificação do empregado e empregador, na data de emissão e no período do Espelho de Ponto;
• utilização obrigatória de assinatura eletrônica para emitir documentos fiscais;
• deixa de ser obrigatória a autorização de acordo ou convenção coletiva;
• exclusão ou substituição de alguns arquivos fiscais.

No artigo “Portaria 671: como adequar sua empresa à legislação?”, você confere todos os detalhes sobre essas modificações.

4 dicas para otimizar o controle de jornada em grandes empresas

Anteriormente, apresentamos os quesitos legais que tornam o controle de jornada em grandes empresas um tema relevante para o RH. Neste momento, elencamos abaixo quatro dicas de como aumentar a eficiência e garantir o cumprimento de normas trabalhistas. Acompanhe.

1. Implementar tecnologias de reconhecimento facial

A biometria facial é uma das tecnologias mais vantajosas devido à segurança na prevenção de fraudes. Basicamente, ela utiliza uma câmera para uma verificação de identificação rápida e confiável, que leva cerca de um segundo e não necessita de toque. A tecnologia, assim, usa algoritmos e padrões para processar dados biométricos criptografados.

Além da segurança que a biometria facial no controle de ponto proporciona, ela garante um trabalho mais ágil ao RH. Isso porque não será mais necessário aguardar até vários dias para conferir a assiduidade ou os atrasos dos colaboradores, uma vez que os gestores e o departamento pessoal podem acompanhar esses números a qualquer momento por meio de um software especializado.

2. Estar atento à LGPD

O cumprimento da LGPD é um imperativo no controle de jornadas em grandes empresas. A Lei 13.709/2018 visa proteger e dar o tratamento correto aos dados pessoais mantidos pelas empresas, logo, tem relação direta com a atuação do RH. Entretanto, todos os colaboradores precisam conhecê-la detalhadamente e compreender os impactos na empresa. Dessa forma, a adequação à norma será responsabilidade de todos. Isso impede que dados sejam solicitados ou armazenados fora do que é permitido.

Ainda, vale lembrar que a empresa que não estiver seguindo a norma sofrerá penalidades. Estas últimas estão previstas no artigo 52 da referida lei e vão desde uma advertência até uma multa de até 2% do faturamento da empresa ― com limite de 50 milhões.

3. Investir na integração de sistemas

Especialmente em grandes empresas, a tecnologia já faz parte do dia a dia do RH. Entretanto, a descentralização causada pelo uso de diferentes plataformas pode ser um grande problema. Por isso, a integração de sistemas é essencial para quem busca otimizar o controle de jornada. Com isso, o setor passa a ter uma visão completa e em tempo real das informações, o que facilita a tomada de decisões estratégicas e a identificação de oportunidades de melhoria.

Isso, inclusive, ajuda a reduzir erros, especialmente em processos manuais, tal qual o preenchimento de dados dos funcionários, a realização da folha de pagamento e o controle de ponto. Com as informações concentradas em um só lugar, as equipes de RH conseguem atuar de maneira mais focada e produtiva, economizando tempo e recursos. Igualmente, ajuda a oferecer uma experiência mais positiva aos colaboradores, que é uma das grandes tendências de gestão de jornadas.

4. Monitore a produtividade

Quando se trata do controle de jornada em grandes empresas, bem como de compartilhar a cultura entre os colaboradores, é crucial que o RH acompanhe de perto os números e indicadores. A gestão da produtividade auxilia os profissionais a entenderem se os funcionários estão engajados e eficientes. Plataformas como a da CERTPONTO oferecem módulos específicos para monitorar a produtividade dos trabalhadores.

Por funcionar na nuvem, o monitoramento das atividades ocorre em tempo real. Portanto, é possível verificar entradas e saídas na hora em que elas acontecem. E, dessa maneira, saber o custeamento efetivo das atividades dos funcionários. Com essa informação em mãos, há possibilidade de utilizá-las para potencializar os negócios e os resultados da empresa.

A CERTPONTO oferece soluções da coleta ao tratamento de ponto de forma juridicamente segura. Além de disponibilizar suporte técnico para os parceiros poderem tirar as dúvidas. Entre em contato com o nosso time e veja como podemos ajudá-lo a otimizar o controle de jornada em grandes empresas!