Sabemos que uma tarefa árdua para muitas empresas é o fechamento da folha. Afinal, a remuneração, que sucede esse ato, é o momento mais esperado e um dos que mais exigem do RH. Portanto, é fundamental compreender a relação entre o controle de ponto e folha de pagamento. Verificar todos os detalhes, desde horas trabalhadas até as informações do colaborador, vão garantir o retorno correto das atividades trabalhistas. Bem como evitar problemas para a empregadora.

Para que você possa ter uma noção clara dessas duas atividades, planejamos este conteúdo. Aqui, também daremos dicas fundamentais para organizar sua rotina e garantir que não ocorram erros durante o processo. Esperamos que aproveite!

Confira no blog: Soluções da CERTPONTO: entenda as diferenças entre o processo de coleta das marcações e processo de apuração/tratamento do ponto.

Saiba qual é a relação entre controle de ponto e folha de pagamento

Como você já sabe, a marcação de ponto é um registro referente à jornada de trabalho do funcionário. Esses registros devem ser fidedignos, estarem em representando como de fato ocorreu e através deles será realizado os cálculos necessários para a folha. Basicamente, o ponto deve representar o tempo dedicado pelo trabalhador a empresa.

Já a folha de pagamento é um conjunto de procedimentos trabalhistas executados pela empresa para que reflita o valor exato no qual o trabalhador tem direito de receber pelos seus serviços prestados. Para o trabalhador, os valores a receber, abatidos os descontos que houverem tais como: INSS, IR, faltas, atrasos etc. são informados em um documento chamado holerite. Só por essa breve descrição é possível perceber a importância para o andamento da companhia.

Mas, fique tranquilo, a intenção não é tensionar a situação, mas sim enfatizar sua relevância. Visto que é ali que sua empresa consegue visualizar com clareza o investimento feito naquele profissional, pois tudo que envolve direitos do trabalhador deve ser contabilizado:

• FGTS;
• décimo terceiro salário;
• 1/3 de férias;
• horas extras;
• bancos de horas;
• outros.

Isso significa que todas as obrigações da empresa perante seus funcionários começam no controle do ponto. E é com o controle de ponto que se confere o trabalho para, assim, acertar a folha. Sem ele, a companhia fica à mercê de erros, atrasos e, até mesmo, processos jurídicos.

Ou seja, encontrar ferramentas e ajustar procedimentos para controle de ponto e folha de pagamento é uma tarefa para ser feita desde já. Por isso, a seguir, daremos algumas dicas para facilitar seu dia a dia e tornar esse momento mais assertivo.

Veja como organizar seu RH para o fechamento da folha

Existem diversas formas de melhorar o controle de ponto e folha de pagamento. Elas podem ser atenção extra nos processos, planejamento diferenciado ou uma nova solução. Abaixo, veja indicações para esse momento.

Tenha atenção à legislação e suas alterações

Vez ou outra, ocorre uma mudança na legislação vigente, como a Portaria 1486/2022, que alterou partes importantes da Portaria 671/2021. Pode ser cansativo acompanhar, mas vai ajudar na colocação correta das informações e evitar dores de cabeça.

Guarde os atestados de forma virtual

Algumas faltas podem ser abonadas por conta do atestado médico, que é um documento no qual o trabalhador justifica uma incapacidade de trabalhar por um determinado tempo. Como este documento, existem outros que são considerados legais nas relações trabalhistas e, portanto, precisa ser avaliado e bem guardado pelas empresas no ato de seu recebimento.

Assim, é necessário ter esses documentos em mãos para que tudo esteja acertado. Pensando que perdê-los causaria uma grande confusão, manter eles no formato físico não é a melhor opção. A dica é que possa ser digitalizado e guardado em nuvem. Dessa forma, garante-se mais segurança.

Leia também: Reduzir custos operacionais: como a tecnologia pode ajudar a sua empresa?

Acompanhe as horas extras ativamente

Essa dica parece simples, mas o que não faltam são problemas oriundos de horas extras mal acompanhadas. Logo, ficar de olho nisso vai favorecer o RH. E não só ser um agente passivo, que recebe informação de outros setores, mas fazer parte da gestão desses detalhes.

Pense que empresas que se planejam podem gerenciar melhor seu fluxo de caixa ao analisar que as horas extras estão saindo fora do orçamento, ou o banco de horas precisa ser compensado. Assim, a empresa evita surpresas ruins para as finanças.

Utilize uma plataforma de ponto virtual

Além de estar alinhado às transformações tecnológicas, um sistema completo de ponto oferece facilidades para funcionários e gestores. Seja por conta da mobilidade como da economia. Mas o que queremos destacar aqui são:

• armazenamento de documentos, como atestados, aditivos de contrato etc;
• tratamento de ponto com tranquilidade e segurança, com a filtragem e o monitoramento dos registros, ou seja, entradas, saídas e intervalos de cada colaborador sendo realizado de forma segura e rápida;
• calendário para acompanhar datas relevantes previamente estabelecidas;
• comunicação instantânea;
• monitoramento constante na jornada de trabalho.

Viu como a relação entre controle de ponto e folha de pagamento é vital para a saúde corporativa? Então, vale ficar por dentro de como o ponto vai auxiliar. Indicamos conferir como a plataforma CERTPONTO pode ajudar a sua empresa. Boa leitura!