Empresas líderes de mercado, com presença internacional, referência em seus setores estão migrando para a CERTPONTO. Nossa plataforma não apenas cresceu exponencialmente — ela definiu o início de uma revolução no controle de jornada, transformando profundamente a maneira como o tempo de trabalho é gerenciado e otimizado. Uma nova era centrada no ser humano, alinhando tecnologia e inovação para otimizar processos persistentes há muito tempo.

Antes de adotarem a CERTPONTO, essas empresas compartilharam algo em comum: desafios trabalhistas. Somente em 2022, o Brasil foi palco de 1.648.720 processos, segundo relatório TST, dentre os quais 1.636.707 (99,3%) foram Casos Novos. Reconhecendo essa necessidade como um projeto crítico a ser abordado em colaboração, temos tido sucesso notável entre nossos clientes, demonstrando o impacto significativo da nossa solução.

Principais Desafios no Controle de Jornada

A gestão manual da jornada de trabalho pode levar a inúmeros problemas, desde a falta de precisão nos registros até o risco de litígios trabalhistas. A integração de uma solução tecnológica robusta torna-se essencial para a eficiência operacional e a conformidade legal. 

Mas não se trata apenas de escolher um fornecedor, trata-se de saber escolher o melhor para minimizar esses desafios trabalhistas. Veja abaixo os desafios mais comuns e reflita se sua empresa não está passando por alguma delas.

1. Falta de tecnologia confiável

O uso de tecnologia em controle de jornada que foi escolhida avaliando apenas preço é um grande risco, pois muitas vezes, em prol de algo “barato”, as empresas limitam-se escolhendo tecnologias incapazes de adaptar-se a regulamentações em constantes mudanças. Sem sistemas atualizados, fica difícil implementar ajustes necessários para atender às novas leis trabalhistas e suas transformações, aumentando o risco de não conformidade.

2. Vulnerabilidade a fraudes

A fraude não se limita apenas à manipulação de horas trabalhadas; também inclui o risco de registros duplicados e a falta de verificação da presença física do colaborador. Isso enfraquece a integridade dos dados e expõe a empresa a riscos financeiros e reputacionais.

3. Dificuldades no monitoramento

O desafio do monitoramento estende-se para a dificuldade em analisar padrões de trabalho, identificar excesso de horas trabalhadas ou infrações às políticas internas. A falta de análise de dados em tempo real impede a tomada de decisões informadas para melhorar a eficiência e o bem-estar dos colaboradores.

4. Registros imprecisos

Além de erros no preenchimento, os registros imprecisos podem ser resultantes da falta de uma fonte única de verdade, onde dados desatualizados ou conflitantes entre diferentes sistemas levam a inconsistências e dificultam a resolução de disputas.

5. Centralização Inadequada de Dados

A centralização inadequada dificulta não apenas o acesso aos dados, mas também a sua integridade e segurança. Sem uma plataforma unificada, as informações sensíveis estão vulneráveis a violações de segurança, comprometendo a privacidade dos dados sensíveis.

6. Riscos Legais e de Compliance

O desafio do compliance é agravado pela diversidade de leis trabalhistas em diferentes jurisdições, especialmente para empresas que operam internacionalmente. Manter-se atualizado com múltiplas regulamentações e garantir a aderência em todas as localidades exige uma solução flexível e adaptável.

7. Processos Burocráticos para Horas Extras

Além da ineficiência, os processos burocráticos para aprovação de horas extras podem levar a uma compensação inadequada, seja por excesso ou falta de pagamento. Isso não só afeta os colaboradores, mas também pode resultar em multas significativas por não cumprimento das normas de remuneração.

Embora algumas empresas enfrentem apenas alguns desses problemas, a preocupação com litígios trabalhistas é universal. O temor de não possuir registros adequados das horas trabalhadas e consequentemente enfrentar processos judiciais é comum.

Em um de nossos cases de sucesso, os colaboradores documentavam suas jornadas, porém precisavam solicitar a liberação de horas extras aos gestores. Isso sempre que era necessário exceder um pouco o expediente. Logo, além de contratempos com o compliance, o resultado, sem dúvidas, era problemas trabalhistas oriundos desse processo burocrático e custoso.

Mudanças significativas com a CERTPONTO?

De forma clara, a principal ação é eliminar as complicações trabalhistas. “O principal benefício foi a solução das questões trabalhistas. Atualmente, não há mais problemas trabalhistas, porque a marcação do profissional é clara, evitando complicações legais”, citou um dos clientes.

A inovação da CERTPONTO no ambiente de trabalho moderno reflete uma transformação significativa na forma como as empresas gerenciam o tempo e a jornada de seus colaboradores. A seguir, detalhamos aspectos chave dessa transformação:

1. Conformidade com regulamentações

• Cumprimento da Portaria 671/2021: nossa plataforma está desenhada para atender integralmente às exigências dessa portaria, assegurando que as empresas estejam sempre em conformidade com a legislação brasileira sobre o registro de ponto;

• Adaptação a diversas regras: além da legislação nacional, a CERTPONTO oferece flexibilidade para adaptar-se a regulamentações, tornando-a uma solução ideal para grandes empresas.

2. Aprimoramento da precisão nos registros

• Trilhas de auditoria: cada marcação possui comprovação inquestionável que pode ser utilizada para verificar a exatidão dos registros de jornada e defender a empresa em casos de litígios trabalhistas;

• Tecnologia de Reconhecimento Facial: para aprimorar ainda mais a precisão e segurança, integramos tecnologias de reconhecimento facial, proporcionando maior segurança nos registros de ponto.

3. Proteção Contra Fraudes

• Sistemas de verificação avançados: implementamos múltiplas camadas de verificação para prevenir qualquer tipo de fraude, garantindo que os registros de jornada reflitam fielmente as horas trabalhadas;

• Alertas e Monitoramento em tempo real: a plataforma monitora e alerta gestores, o que permite uma ação rápida.

4. Facilidade de Acesso e Gestão de Dados

• Dashboard intuitivo: oferecemos um painel de controle de fácil uso, que permite aos gestores acessar rapidamente informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, facilitando a gestão do tempo e a tomada de decisões baseadas em dados;

• Centralização de Dados: a CERTPONTO centraliza os dados de jornada em uma única plataforma, simplificando o acesso e a análise de informações essenciais para a gestão de Recursos Humanos.

5. Suporte à Decisão e Análise Estratégica

• Relatórios Customizáveis: nossa solução proporciona relatórios detalhados e customizáveis, oferecendo insights valiosos sobre padrões de trabalho, horas extras e outros indicadores chave de desempenho (KPIs);

• Previsão e Planejamento de Recursos: a análise de dados facilitada pela CERTPONTO ajuda na previsão de necessidades futuras de recursos humanos e na otimização da alocação de equipe, contribuindo para uma gestão mais eficiente e estratégica.

A transformação promovida pela CERTPONTO representa uma evolução significativa na gestão de RH, trazendo tecnologias avançadas e soluções inovadoras que respondem às exigências do mundo do trabalho contemporâneo. Com a CERTPONTO, as empresas estão bem equipadas para enfrentar os desafios do controle de jornada, promovendo um ambiente de trabalho mais justo, transparente e produtivo.

Assim, não há confusão sobre quem está em atividade e quem não está. Segundo nossos clientes: “..esse novo processo foi crucial para reduzir ajustes manuais que geram retrabalho”.

Avanços com timesheet e controle financeiro

Sabemos que as folhas de pagamento já estão dentro do escopo do time de RH. Entretanto, atualmente, a equipe pode ir além e trazer dados de produtividade para a empresa. Dados esses que, com toda a certeza, serão cruciais para visualizar o desempenho e os lucros do negócio. Nossos clientes entendem isso na prática.

“Fantástica” e “essencial” foram alguns dos adjetivos utilizados para definir essa etapa tão importante, “…as mudanças implementadas em 2022 foram consideradas fantásticas pela empresa. O projeto ‘timesheet integration’ trouxe uma melhoria significativa, sendo a primeira vez em que a equipe considerou o processo como redondo.” 

Implementar ferramentas que monitoram o rendimento de forma certeira e positiva para a companhia e para os funcionários é realmente fantástico.

Outro tópico relevante é o controle financeiro, principalmente em momentos críticos. A CERTPONTO foi fundamental para compreender os custos nos projetos, reconhecer receitas e tomar decisões inteligentes a partir desses números. Veja abaixo os pontos importantes destacados:

1. Gestão Eficiente do Banco de Horas

• Monitoramento preciso e flexível: a implementação de um sistema de timesheet avançado permite um acompanhamento exato do saldo de horas dos colaboradores, oferecendo a flexibilidade necessária para a gestão de horas extras e compensações. Isso elimina as incertezas e conflitos associados ao controle manual, assegurando transparência e confiança entre empregadores e empregados;

• Automatização da compensação de horas: com a CERTPONTO, o processo de compensação de horas torna-se automatizado, reduzindo erros humanos e otimizando o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos colaboradores, além de garantir a conformidade com as leis trabalhistas vigentes.

2. Insights sobre o Produtividade e desempenho

• Análise do Produtividade: a integração do timesheet na CERTPONTO fornece uma visão clara sobre a produtividade individual e de equipes, destacando padrões de trabalho eficientes e áreas que necessitam de melhoria. Esta análise detalhada facilita a tomada de decisões estratégicas relacionadas à alocação de recursos e à gestão de projetos;

• Feedback em tempo real: a plataforma possibilita que gestores façam análises baseando-se em dados concretos. Isso promove um ambiente de trabalho mais engajado e motivado, onde o crescimento pessoal e profissional é incentivado.

3. Otimização de Processos Financeiros e Trabalhistas

• Controle financeiro aprimorado: a CERTPONTO permite que através de seu processamento em tempo real seja realizado um controle financeiro mais robusto sobre os custos associados à mão de obra, com isso a plataforma facilita a alocação de recursos, o planejamento orçamentário e a análise de rentabilidade dos projetos;

• Conformidade e redução de riscos: a precisão nos registros de tempo e a melhoria nos processos de compensação minimizam os riscos legais e financeiros associados a litígios trabalhistas e não conformidades. Além disso, a eficiência aprimorada nos processos trabalhistas resulta em economias significativas, evitando penalidades e custos indesejados.

Através desses avanços proporcionados pela CERTPONTO, empresas de todos os tamanhos podem alcançar uma gestão de recursos humanos mais eficaz, insights profundos sobre a produtividade e uma otimização contínua dos processos financeiros e trabalhistas. Estes benefícios representam não apenas uma evolução na forma como as organizações operam internamente, mas também uma vantagem competitiva significativa no mercado global.

Sucesso na implementação e ótima adaptação

Assim como toda mudança dentro de uma empresa, a implementação pode gerar desafios. No entanto, com planejamento e uma cultura organizacional fortalecida, eles são facilmente resolvidos. 

Em todos os nossos clientes essa adaptação foi muito tranquila para os colaboradores. O processo se tornou simples para registrar o expediente e ter mais controle sobre todas as informações.

Nossos clientes dizem: “…o apoio da CERTPONTO fez toda a diferença para resolver os desafios com rapidez“. “A CERTPONTO mostrou resiliência diante de desafios inesperados, como ajustes no sistema que causaram impactos não previstos… a equipe foi responsiva, dedicada a resolver problemas e forneceram soluções mesmo em situações complexas. A colaboração mútua ajudou a superar os obstáculos.”

O caminho para o futuro com a CERTPONTO

Alguns clientes criaram formas de acompanhamento detalhado e planejamento de novas ações. Implantaram comitês que avaliam solicitações abertas e aplicam as melhorias necessárias. Além disso, fazem reuniões periódicas para compreender quais oportunidades existem ainda. 

Agora é a sua vez de conquistar o mesmo sucesso e obter resultados significativos. Entre em contato com a nossa equipe para tirar suas dúvidas e conhecer as funcionalidades! 

*O nome dos entrevistados foi mantido em sigilo por regras internas das mesmas.