Se existem consultas médicas a distância e o trabalho remoto se tornou comum, não é no departamento pessoal que a situação será diferente. A tecnologia também trouxe uma série de novidades que facilitam a gestão de documentos no RH. Podemos citar aqui as plataformas digitais que são capazes de solicitar uma confirmação de leitura dos arquivos e dar acesso a informações importantes de qualquer lugar do mundo.

Contudo, essas inovações precisam ser aplicadas visando a segurança. Não é à toa, já que a LGPD pode gerar multas de até 2% do faturamento da companhia caso as normas sejam violadas.

Então, veja abaixo como construir um RH moderno, ágil e com processos assertivos quando falamos do gerenciamento de documentos. Acompanhe!

Descubra como realizar a gestão de documentos no RH com segurança e eficiência

Contratos de trabalho, holerites e exames admissionais são apenas alguns exemplos de arquivos que fazem parte da rotina de quem atua no setor de Recursos Humanos. E, se em uma pequena empresa esse controle gera bastante demanda, nas grandes organizações, o trabalho é maior ainda.

Visto esse cenário, é possível ter uma ideia da importância da gestão de documentos no RH. Mas ainda existem inúmeros motivos para levar essa atividade a sério. Afinal, se ela não for efetiva, situações como perda de documentos e vazamento de informações se tornam riscos comuns. Além disso, fica mais difícil defender-se de processos trabalhistas, por exemplo.

Para ajudar gestores e colaboradores, listamos abaixo 4 dicas para realizar essa função de forma implacável. Confira!

1. Saiba quais documentos são responsabilidade do RH

Bom, o primeiro passo para que uma gestão de documentos no RH seja satisfatória, é conhecer quais os tipos são responsabilidade do time. Abaixo, veja a relação dos principais:

• registro de férias e décimo terceiro;
• recibo de depósito de salário;
• acompanhamento de ponto;
• fichas dos funcionários;
• guias de recolhimento;
• contratos de trabalho;
• contribuição sindical;
• folha de pagamento;
• previdência social;
• imposto de renda;
• FGTS.

Aqui, também é interessante estar atento ao prazo que cada um deles deve ficar armazenado. Documentos relacionados à demissão possuem o “vencimento” de 2 anos. Já o cadastro geral dos empregados precisa ficar sob responsabilidade da empresa por pelo menos 36 meses. O restante, em sua grande maioria, devem ficar guardados entre 5 e 10 anos.

2. Escolha o local de armazenamento

Por mais que ainda existam algumas companhias que mantêm os papéis em milhares de gavetas, sabemos que esse não é o contexto ideal. Atualmente, contamos com plataformas, como a CERTPONTO, que possuem funcionalidades específicas para auxiliar nesse quesito.

Em nosso caso, possuímos um módulo que permite coletar, processar, armazenar, publicar e certificar digitalmente todos os documentos. Inclusive, com a possibilidade de exigir confirmação de leitura do colaborador. Esse tipo de recurso agiliza o trabalho, aumenta a produtividade e garante a efetividade da gestão de documentos no RH.

Veja no blog: Tendência do RH para 2023: era digital, toda informação em apenas um clique.

3. Defina com cuidado quem poderá acessar

É de conhecimento geral que os dados do departamento pessoal são sensíveis. Salários, promoções ou qualquer informação que necessite de privacidade ficam salvas com esse setor. Logo, não é qualquer pessoa que pode ter livre acesso a elas.

Para evitar problemas, crie um processo definindo quem será encarregado de tais documentos e qual o fluxo de trabalho para eles serem armazenados. Da mesma forma, ao utilizar plataformas on-line, estabeleça as permissões necessárias para cada indivíduo, limitando o que ele não deve ou precisa acessar. Essa prática é benéfica para o negócio e garante que as diretrizes da LGPD, por exemplo, não serão descumpridas.

4. Não esqueça da assinatura

De nada adianta ter em mãos todos os documentos organizados, se eles não contêm a assinatura que garante o acordo entre as partes. Por isso, ter certeza de que todos estão assinados é crucial.

Atualmente, com o avanço da tecnologia, é possível evitar filas de cartórios e visitas presenciais para fazer a autenticação pessoalmente. Basta utilizar softwares digitais para assinaturas de férias, bônus, reembolsos e até mesmo desligamentos. Essa também é uma maneira de manter os dados seguros, pois grande parte dessas plataformas são criptografadas.

Bom, agora você já conhece os passos principais para manter a gestão de documentos no RH eficaz e produtiva. Agora, para colocar os aprendizados em prática, é preciso escolher uma plataforma que será sua parceira nesta jornada.

A CERTPONTO, além de possuir o controle de arquivos que citamos acima, também dispõe de certificado digital e relógio virtual de ponto. Entre em contato com a nossa equipe para saber mais ou confira o nosso site. Até a próxima!