Liberar a folha de pagamento pode ser um desafio para os profissionais de RH, especialmente em empresas que ainda realizam esse processo manualmente. A legislação trabalhista, com suas nuances e atualizações constantes, é um fator crucial nesse contexto.

Nosso objetivo é atualizar você sobre as principais mudanças recentes na legislação trabalhista e seu impacto na folha de pagamento. Apresentaremos os riscos dessas falhas e como preveni-las.

Boa leitura!

Leia também: Acordo Sindical Descomplicado: Guia Essencial para Profissionais de RH.

O que é Folha de Pagamento

A folha de pagamento é um documento essencial. Ela detalha os valores devidos aos funcionários de uma empresa por um determinado período. Inclui salários, bonificações, descontos, impostos e benefícios. Além de ser uma obrigação legal, a folha de pagamento é crucial para a transparência financeira e a motivação dos colaboradores.

Passo a Passo para elaboração da Folha de Pagamento

1. Coleta de Dados para a Folha de Pagamento: Reúna informações sobre horas trabalhadas, faltas, férias e licenças. Softwares como o CERTPONTO fornecem uma gestão automatizada desses dados, garantindo precisão e facilidade no acompanhamento.
2. Cálculo de Salários na Folha de Pagamento: Calcule o salário bruto com base nas horas trabalhadas e adicione bonificações e comissões.
3. Descontos e Benefícios na Folha de Pagamento: Aplique descontos legais, como INSS e IRRF, e acrescente benefícios, como vale-transporte e alimentação.
4. Conferência da Folha de Pagamento: Verifique todos os dados para evitar erros.
5. Geração da Folha de Pagamento: Utilize software de gestão de folha de pagamento para automatizar o processo e reduzir erros.

Componentes de uma Folha de Pagamento

1. Dados do Funcionário:
   • Nome do funcionário.
   • Código do funcionário.
   • Cargo (e CBO, quando aplicável).
   • Local operacional.
2. Vencimentos:
   • Salário base.
   • Horas extras.
   • Adicional noturno.
   • Comissões.
   • Bonificações.
3. Descontos:
   • INSS.
   • IRRF.
   • Adiantamentos.
   • Contribuições sindicais.
   • Convênios médicos e odontológicos.
4. Totais:
   • Total de vencimentos.
   • Total de descontos.
   • Valor líquido a ser pago ao funcionário.

Exemplo de Folha de Pagamento Analítica

Abaixo estão exemplos de uma folha de pagamento analítica que ilustram como os componentes mencionados são apresentados:

Imagens: CERTPONTO

Mudanças Recentes na Legislação Trabalhista e Impacto na Folha de Pagamento

O time de RH já conhece algumas regras básicas da legislação trabalhista. Pontos como férias ou flexibilidade do local de trabalho, sofrem atualizações frequentes. A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), criada em 1943, evoluiu com o tempo para se adequar às novas demandas do mercado.

Mudança do Salário Mínimo e Impacto na Folha de Pagamento

O salário mínimo teve um reajuste em 2024, aumentando de R$ 1.320,00 para R$ 1.412,00​​. Esse ajuste impacta diretamente a remuneração dos funcionários e benefícios como o salário-família.

Abono de Férias na Folha de Pagamento

O abono de férias, também conhecido como abono pecuniário, continua sendo um direito do trabalhador, como previsto no artigo 143 da CLT. O trabalhador pode optar por converter 1/3 do período de férias a que tem direito em abono pecuniário. Ele poderia “vender” até 10 dias das suas férias. A solicitação deve ser feita até 15 dias antes do término do período aquisitivo. Importante frisar que esta é uma opção do empregado e não pode ser imposta pelo empregador, que também não pode se recusar a conceder o abono se solicitado pelo trabalhador.

Licença-Maternidade na Folha de Pagamento

A licença-maternidade no Brasil é de 120 dias, podendo ser estendida para 180 dias para empresas participantes do Programa Empresa Cidadã. Este programa visa proporcionar um período maior de convivência entre a mãe e o bebê, incentivando um ambiente familiar mais saudável e seguro para o desenvolvimento da criança. Há um projeto de lei (PL 6.136/2023) no Senado que propõe a ampliação geral da licença-maternidade para 180 dias. Ainda não foi aprovado.

Licença-Paternidade na Folha de Pagamento

A licença-paternidade é de 5 dias corridos, podendo ser estendida para 20 dias se a empresa participar do Programa Empresa Cidadã​​​​​​.

Veja no blog: Direitos Trabalhistas para o Pai: Quais São os Principais Benefícios?

Seguro-Desemprego e Folha de Pagamento

No caso do seguro-desemprego, a única mudança na legislação trabalhista refere-se ao valor do benefício. O trabalhador ainda precisa ter atuado pelo menos 1 ano com carteira assinada. O tempo com o benefício varia pelo tempo de serviço.

O valor aumentou. Atualmente, o benefício é equivalente ao valor do salário mínimo e tem como teto R$ 2.313,74.

Jornada de Trabalho e Folha de Pagamento

A jornada normal de trabalho para empregados em qualquer atividade privada não deve exceder 8 horas diárias e 44 horas semanais. As horas extras são contadas a partir da 8ª hora diária ou 44ª hora semanal. A compensação de horas extras pode ser realizada através de um banco de horas, que permite um total de até 10 horas diárias.

A compensação deve ser realizada em até 6 meses se acordada individualmente por escrito, ou em até 1 ano se acordada por acordo coletivo​​​​​​. Os colaboradores e empresas podem negociar modelos de trabalho: entre presencial, híbrido ou home office. Inclusive, aqueles que não estão todos os dias na empresa ainda necessitam ter controle de ponto e receber direitos como qualquer outro profissional.

Esses são somente alguns pontos que mudaram na legislação trabalhista. Poderíamos citar o aumento do valor do adicional noturno ou as alterações nas leis do estágio. Mais do que conhecer esses pontos, é necessário entender de que forma eles impactam no seu dia a dia e na folha de pagamento. Para descobrir, confira o próximo tópico!

Erros comuns na Folha de Pagamento

Erros na folha de pagamento podem gerar grandes prejuízos financeiros e legais para a empresa. Veja alguns erros comuns e como evitá-los:

1. Pagamentos Indevidos na Folha de Pagamento: Todos os números devem ser conferidos. Softwares geram cálculos com mais segurança. Observe se estão corretas com as horas trabalhadas.
2. Inobservância das Leis para gerar a Folha de Pagamento: Mantenha-se atualizado sobre a legislação trabalhista e tributária para garantir que todos os cálculos estejam corretos. Consulte fontes confiáveis como o Portal Tributário e o site do Governo Federal para informações atualizadas.
3. Uso de Planilhas Manuais é um grande risco para a Folha de Pagamento: Evite erros humanos utilizando software especializado em folha de pagamento.
4. Negligência de Mudanças nas Leis que afetam a Folha de Pagamento: Monitore regularmente mudanças na legislação para garantir conformidade.

Como evitar erros na Folha de Pagamento

Utilizar tecnologia de gestão de ponto que geram dados essenciais para a folha de pagamento como a CERTPONTO permite garantir a precisão e conformidade com a legislação trabalhista, evitando retrabalho, multas e processos trabalhistas.

Softwares como o CERTPONTO fornecem uma série de funcionalidades que facilitam o gerenciamento da folha de pagamento, incluindo:

• Automatização dos Cálculos: Dados precisos e rápidos para cálculo automático de salários, descontos e benefícios com integração para qualquer software que você já use para gerar a folha.
• Atualização das Leis: Você pode cadastrar as normas do seu negócio dentro da CERTPONTO e assim configurar de forma segura, certo de que estará em conformidade com a lei.
• Gestão de Ponto: Controle preciso das horas trabalhadas, faltas e horas extras, etc.
• Relatórios Detalhados: Geração de relatórios detalhados para análise e auditoria.

Já ajudamos médias e grandes empresas a aumentarem os lucros e o rendimento das equipes, começando pela gestão do RH. Agora, é sua vez! Fale com a gente e descubra como podemos ajudar no controle de ponto e na folha de pagamento.