O controle da jornada de trabalho é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários e indispensável para todas as empresas por uma série de motivos. Os dados podem ser usados para acompanhar assiduidade, aumento de horas extras e banco de horas são alguns deles. Agora, outro motivo muito importante, porém pouco discutido, é a aplicação da advertência por marcação de ponto incorreta, foco do nosso conteúdo de hoje.

O registro dos horários de entrada e saída são previstos em lei e, colaboradores formais devem estar cientes dessa informação.

Entretanto, nem sempre há empenho para que este processo aconteça da forma séria como deve ser. Não são poucos os casos de registros irregulares, seja por acidentes ou mau comportamento. Você, provavelmente, já teve esse problema na rotina.

Logo, quem é gestor ou trabalha com Recursos Humanos, deve ficar atento: essa advertência é crucial para se proteger de processos trabalhistas. Neste conteúdo, explicaremos em detalhes como fazer e quando aplicá-la. Boa leitura!

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Entenda o que é a advertência por marcação de ponto incorreta e quando aplicá-la

Imagine que é uma semana agitada na empresa, o mês está terminando e o time de vendas está correndo atrás da meta. Um de seus funcionários fica até mais tarde para ligar para mais clientes e buscar esse objetivo. Contudo, na hora de ir embora, devido ao cansaço, ele esquece de registrar sua saída. Nesse caso, a pergunta que fica é: uma advertência por marcação de ponto incorreta deve ser aplicada?

A recomendação é de que não. Afinal, o contexto mostra que, provavelmente, é um erro esporádico. Por outro lado, se todo mês esse mesmo colaborador se enganar ao anotar seus horários, a indicação já é outra.

Na prática, o primeiro passo é um alerta verbal. Isto é: uma conversa simples, reforçando a importância das anotações e as possíveis consequências. Quando não funcionar, a advertência é utilizada. Pois, no final de contas, o ponto não foi registrado ou apresentou inconsistência inúmeras vezes.

Mas o que exatamente é essa advertência? Trata-se de um documento, desenvolvido pelo RH, em duas vias e uma é entregue ao funcionário. Todos devem assinar, empregado, empregador e duas testemunhas e arquivado no histórico do funcionário. No corpo do documento deve conter a descrição do ato, embasado pela legislação trabalhista e no regimento interno da empresa. Se foi advertido verbalmente, deverá constar no texto. Esse registro é indispensável, uma vez que comprova os motivos para uma possível demissão por justa causa. Além, é claro, de proteger a empresa em casos de disputas judiciais.

Porém, não se engane: falhas humanas não são as únicas razões para problemas neste cenário. Muitas vezes a companhia utiliza métodos que não são eficientes. Livros com anotações manuais, por exemplo, são ultrapassados e abrem muito espaço para fraudes.

Lembre-se: a responsabilidade da anotação do período de trabalho é do colaborador. Contudo, o empregador precisa disponibilizar os meios para tal. Garanta que sua equipe tenha um controle de ponto assertivo, ágil e que potencializa o trabalho dos Recursos Humanos.

Saiba como identificar marcações de ponto incorretas

Agora que você sabe o que é advertência por escrito, chegou o momento de saber como identificar casos em que poderá ser usado para comportamentos repetitivos não alinhados as regras da CLT e regimento interno da empresa. Dessa forma, evita-se que essa medida seja aplicada de maneira equivocada.

Aqui, existem algumas situações que merecem a sua atenção. Em primeiro lugar, registros exatos todos os dias. Não é à toa, já que é praticamente impossível uma pessoa chegar exatamente no mesmo horário sempre. As variações de alguns minutos, são, inclusive, previstas em lei. Por isso, observe quando esse registro estiver “perfeito” demais, pois pode indicar algum tipo de fraude.

Além disso, é essencial verificar se o momento de chegada e saída corresponde ao combinado em contrato. O colaborador pode estar saindo mais cedo, pecando na pontualidade ou, até mesmo, forçando horas extras. Por fim, confira caso haja duplicações ou lançamentos muito semelhantes, próximos uns aos outros.

Neste tópico, vale ressaltar que plataformas de ponto digital auxiliam muito nesse monitoramento. Visto que, ao invés de passar horas procurando em papel ou planilhas extensas, o profissional de RH tem maior rapidez com dados centralizados e organizados. Sem falar que, em alternativas como a CERTPONTO, as informações são atualizadas em tempo real.

Você pode conhecer os motivos para aderir a essa inovação em nosso blog! Leia o conteúdo “5 diferenciais da CERTPONTO que irão transformar o RH da sua empresa”.

Como fazer uma advertência por marcação de ponto incorreta

Se você estava com receio de ter muito trabalho ao desenvolver esse documento, fique tranquilo! Não há nenhum segredo em sua execução. O principal objetivo é deixar claro para o funcionário que se essas ações continuarem, medidas mais graves podem ser tomadas.

Comece apresentando os dados principais do trabalhador, como nome e número da Carteira de Trabalho. Depois, descreva o ocorrido, explicando explicitamente que essa medida serve como uma advertência disciplinar.

Adicione informações detalhadas, tal qual a data que aconteceu e qual ponto estava irregular. Por fim, mencione as possíveis penalidades caso o problema perdure, a exemplo de suspensão ou demissão por justa causa. Não se esqueça de solicitar a assinatura do colaborador.

Saiba quais os motivos mais comuns para advertências além do controle de ponto

Como uma medida disciplinar as empresas recorrem a advertência em variadas situações que estão desalinhadas ao comportamento esperado para uma boa execução das atividades do funcionário, afinal considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens em conformidade com a CLT e regimento interno da empresa, então os motivos mais comuns são:

• desleixo;
• uso de celular no ambiente de trabalho;
• desrespeito ao regimento interno, como, por exemplo, o código de vestimenta;
• baixo rendimento;
• atrasos injustificados;
• faltas injustificadas, entre outros;

Quando cabe medidas mais extremas como suspensão?

Dentro de um senso justo e moderado sem arbitrariedades após o empregador advertir verbalmente e por escrito e o funcionário continua sem corrigir sua conduta, poderá suspender o seu funcionário até no máximo 30 dias. Mais do que isso, já é considerado punição excessiva, nos termos do artigo 474 da CLT.

Lembre-se: O que não pode fazer é exceder o seu direito de disciplinar os seus funcionários. É proibido qualquer punição vexatória que exponha os empregados ao ridículo como advertir na frente de outras pessoas, colocar apelidos ou criar modos de constranger.

Para finalizar: lembre-se da lei!

A advertência por marcação de ponto incorreta pode parecer incisiva a muitas pessoas. Entretanto, ela é crucial para proteger a transparência nas relações trabalhistas, o que fortalece a cultura organizacional. Do contrário, seria “terra sem lei”. E, mais tarde, se um processo judicial chegar, não haverá documentos para defesa.

Ademais, a falta de registro abre espaço para o recebimento de multas do Ministério do Trabalho. Isso porque, segundo a CLT (Consolidação das Leis de Trabalho), o registro de ponto é obrigatório como dito no início e inclusive, as alternativas eletrônicas já são regularizadas pela Portaria 671/2021.

Para finalizar, que tal encontrar meios de evitar esses conflitos na sua empresa? Veja como a CERTPONTO ajudou uma multinacional a se adequar ao ponto eletrônico e ganhar muito mais assertividade no registro do expediente. Até a próxima!