Todo profissional de Recursos Humanos sabe que registrar a jornada dos colaboradores é obrigatório por lei e indispensável para acompanhar a produtividade da empresa. Entretanto, ainda existem aqueles que desconhecem a modernidade do relógio de ponto ou que ficam em dúvida se deveriam adotar para o seu negócio. Existem alternativas, mas aqui destacaremos o REP-P por ser o método mais atual que consegue ser utilizado em diferentes contextos e perfil de negócio, sendo recomendado para qualquer tipo de negócio  e em diferentes modelos de trabalho.

Neste conteúdo, vamos adentrar no tema para que você entenda em detalhes as vantagens de adotar essa tecnologia. Além disso, veremos como o relógio de ponto é um grande aliado na redução de custos, tão buscada pelas companhias. Boa leitura!

Para começar: você sabe para que serve o relógio de ponto?

Antes de entrarmos nos tópicos positivos do relógio de ponto, é importante contextualizar o assunto para manter todos os leitores na mesma página. Então, basicamente, trata-se de um método de coleta das marcações de ponto que registra as entradas e saídas dos trabalhadores que são elegíveis ao ponto de uma organização e precisa estar aderente a legislação vigente Portaria 671/2021, ou seja, sua principal função é registrar fielmente a jornada do trabalhador respeitando as regras estabelecidas.

Não cabe a este método além de não ser permitido alterações do que de fato ocorreu. Tratativas que precisam ocorrer, como inserir uma marcação esquecida, por exemplo, não é de sua responsabilidade e sim do programa de Tratamento de Ponto.

A ideia é que, independentemente do número de pessoas, tipo de negócio, localidade e demais particularidades seja possível controlar de forma assertiva o expediente de cada um. Inclusive, aqui vale ressaltar que empresas com menos de 20 funcionários não precisam aderir a este método, porém é muito recomendado que o façam.

Controle de ponto manual, fuja desse risco!

O controle por papel abre muitas brechas para fraudes ou erros humanos, é altamente questionável e acende uma luz vermelha principalmente em casos que ocorrem o famoso ponto britânico que são registros com mínima diferença entre os horários diários registrados que podem levar a vários questionamentos quanto a ter retratado de fato a jornada de trabalho como ocorreu.

Além disso, não registrar a jornada de trabalho reflete em falta de controle de um processo tão importante que pode levar a empresa a ter problemas trabalhistas e até mesmo perda de receita e clientes.

Não controlar o ponto pode refletir em prejuízos para a empresa?

A resposta é sim, com toda certeza. O controle de ponto como dito anteriormente faz parte de um processo muito importante para a empresa, porque você tem dados para previsibilidade financeira e alguns exemplos são horas extras, atrasos, funcionários que chegam adiantados, entre outras informações. Você sabe da regra dos 10 minutos de tolerância e o quanto isso pode impactar seu negócio?

Não se engane: o relógio de ponto eletrônico não serve apenas para visualizar os horários, ele te fornece dados essenciais para gerir o negócio: avaliar faltas, atrasos, e demais informações necessárias e obrigatórias nos direitos trabalhistas que devem ir para a folha de pagamento, além de acompanhar banco de horas e até de perceber a necessidade de novas contratações.

Diferentemente do que se via no passado, hoje já não cabe mais às empresas não aderirem à transformação tecnológica sustentável, isso é ter vantagem competitiva e escolher um sistema para controle de ponto que vem com uma bandeja de possibilidades é um salto na obtenção de informação estratégica. Uma vez que o trabalhador pode registrar seus horários de qualquer lugar, atende a modelos híbridos ou home office então não existe impossibilidade de aderir.

Ademais, informação legal exigida por lei que pode ser usada para estratégia de negócio é o que o RH quer, mas também o financeiro, o contábil, o jurídico, etc..todos querem. Visto que, a equipe terá as informações de forma rápida, centralizada e certeira.

Para conhecer mais detalhes sobre o relógio de ponto digital, separamos algumas dicas de conteúdo para você. Veja abaixo!

• Você sabe como funciona um sistema virtual de ponto? Descubra agora!
• Biometria facial no controle de ponto: 4 vantagens para sua empresa.
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Como reduzir os custos com o relógio de ponto?

Agora, entraremos na ideia principal deste conteúdo: a redução de custos por meio do relógio de ponto digital. Essa, sem dúvidas, é um dos principais pontos a se avaliar. Isso porque a imprevisibilidade por falta de controle dos processos, não se antecipar aos fatos, não seguir exigências legais, falta de planejamento financeiro estão entre as principais causas para encerramento das atividades das empresas. Confira abaixo!

Evitando processos trabalhistas

Um dos motivos mais evidentes para evitar gastos na empresa com processos trabalhistas é o uso de um sistema de controle de ponto. Afinal, os processos trabalhistas são muito frequentes no Brasil para você ter uma ideia, 2022 fechou com quase 440 mil processos recebidos. E, neste ano, a estimativa é que o número fique muito semelhante.

Aqueles que registram a jornada de trabalho usando o controle de ponto digital, tem como comprovar facilmente que estão dentro da legalidade e a CERTPONTO possui formas de comprovar a integridade das marcações obtidas, além do sistema ser desenvolvido para garantir a segurança dos dados.

Identificando os altos custos da empresa

Realizar um diagnóstico geral do negócio para entender quais áreas geram mais custos também é uma excelente maneira de diminuir as despesas. Você, com certeza, encontrará diferentes caminhos de aperfeiçoamento. E, quando falamos do relógio de ponto, existem algumas soluções muito válidas.

Em primeiro lugar, os dados das marcações podem te ajudar a identificar qual time tem maiores horas extras realizadas, por exemplo. Dessa forma, você poderá desenvolver estratégias para gerir melhor o seu departamento ou negócio. Um caso que ilustra bem esse problema é caso descubra que o motivo das horas extras seja porque a equipe sofre com a grande quantidade de funções repetitivas pode-se trabalhar alternativas de automatização que, a médio ou longo prazo, reduzirá esse problema.

Outro exemplo é a falta de capacitação do funcionário, que o faz levar muito tempo para realizar atividades simples. Nessas situações, o ideal é oferecer treinamentos que podem gerar um investimento inicial, mas que valerão a pena mais tarde. Por fim, confira se a quantidade de pessoas está adequada à equipe ou se é necessária uma readequação de colaboradores, ou seja, o controle de ponto é seu aliado inclusive para obter uma visão ampliada dos gargalos nos processos.

Usando o processo de controle de ponto com assertividade

Sim, um dos principais problemas que o processo de controle de ponto através do relógio de ponto digital pode evitar é que você esteja pagando horas a mais aos colaboradores ou até mesmo deixando de pagar o que lhes é devido.

É só refletir: o monitoramento em papel permite que as pessoas anotem à mão as entradas e saídas. Logo, funcionários mal intencionados podem fraudar o registro, além disso para provar que o que está sendo alegado pelo funcionário não procede, você precisa unir muito mais evidências. Não podemos esquecer que também somos todos humanos e esquecimentos ou falhas acontecem, e quando trata-se de não estabelecer como processo obrigatório da empresa a coleta do ponto, a empresa fica totalmente à deriva.

O ponto eletrônico digital é tecnológico. Assim, entrega muito mais segurança e veracidade. Características essas que permitem que você não se desvie do orçamento planejado. Nenhuma empresa tem que pagar horas extras falsas ou não autorizadas. Aqui, vale mencionar que contratar candidatos com fit cultural é indispensável para evitar esse tipo de situação.

Diminuindo o turnover

Já que entramos no assunto de cultura organizacional, é importante lembrar: todos os benefícios citados até agora fortalecem esse quesito. Isso porque, com o salário pago corretamente, feedbacks sobre produtividade e acompanhamento de desempenho, por exemplo, o funcionário fica muito mais motivado. Ele percebe a preocupação da empresa com o seu bem-estar e trabalha melhor para atingir os objetivos.

Consequentemente, aumenta a retenção de colaboradores. Logo, os custos com desligamentos e um novo processo seletivo — que, a propósito, são altíssimos — diminuem drasticamente.

Para finalizar, que tal conhecer um case de sucesso com relógio de ponto eletrônico? Confira como a CERTPONTO ajudou uma multinacional a se adequar a essa tecnologia. Até a próxima!