Se há uma tarefa que consistentemente causa dor de cabeça no departamento pessoal, essa tarefa é a folha de pagamento. Isso se deve tanto à quantidade de horas dedicadas a essa função quanto aos frequentes erros que ocorrem. A precisão na folha de pagamento é crucial para assegurar que as empresas estejam em conformidade com a legislação trabalhista e evitar que pagamentos incorretos sejam feitos aos funcionários.

A adoção de softwares especializados em folha de pagamento pode reduzir significativamente o risco de erros de cálculo, contanto que a entrada de dados seja feita de maneira correta e sem falhas. Muitas empresas ainda enfrentam desafios com a introdução de dados, frequentemente realizada de forma rudimentar. Normalmente baseada em processos manuais e não padronizados ou utilizando softwares de ponto que não garantem a integridade dos dados neste processo de transferência de informações. 

Essa abordagem manual, a falta de padronização e a má escolha de softwares são fatores que contribuem para erros, comprometendo a precisão das folhas de pagamento. Portanto, torna-se uma prioridade para as organizações que buscam aperfeiçoar a precisão para eliminar as potenciais fontes de erro em todo o processo de gestão da folha de pagamento.

Com a atenção às normas, à experiência dos colaboradores e a escolha de softwares com qualidade é possível entregar um trabalho impecável sem causar processos judiciais e até aumentar a retenção de talentos. 

Quer saber como? Leia o conteúdo abaixo e entenda mais sobre a legislação trabalhista na folha de pagamento e como tornar esse processo mais eficiente!

Veja no blog: Gestão de documentos no RH: como fazer de forma segura?

Folha de pagamento: o que diz a legislação trabalhista

A folha de pagamento é um documento interno da empresa que detalha todas as remunerações e descontos dos seus funcionários. É utilizada para garantir o cumprimento da legislação trabalhista, verificações e para a realização correta dos pagamentos. Normalmente, os trabalhadores têm acesso ao holerite, que é um resumo da folha de pagamento. O holerite, também conhecido como contracheque, comprova a remuneração do empregado e deve ser entregue a ele.

A Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) deixa claro que é obrigação da empresa elaborar e apresentar este documento todos os meses. Por outro lado, o Decreto n° 3.048 de 1999 especifica ainda mais essas normas, garantindo que estejam detalhados, inclusive, os descontos.

Todo indivíduo que teve pelo menos um emprego de forma regular, já recebeu uma contracheque/holerite. Geralmente disponibilizada no dia ou na semana em que o salário é enviado para a conta bancária.”Não importa se é devido a erro humano ou a sistemas precários – uma folha de pagamento gerenciada adequadamente é a base de qualquer empresa de sucesso.” Mas, então, quais são os elementos essenciais na folha de pagamento? Veja abaixo:

• salário base: valor fixo combinado em contrato ou por acordo sindical coletivo;
• horas extras: período trabalhado além do pré-estabelecido;
• descanso semanal remunerado: dia livre do trabalhador que é pago pela empresa;
• adicional noturno: para quem atua entre 22h e 5h;
• adicional de insalubridade ou periculosidade: de acordo com a natureza da atividade;
• salário-família: benefício para profissionais de baixa-renda com filhos de até 14 anos ou com deficiência;
• comissão: é obrigatório que esteja identificada de forma diferente do salário base;
• férias: pagamento conforme a legislação trabalhista, incluindo o acréscimo de ⅓;
• décimo terceiro: nos meses de recebimento deve constar integral ou parcialmente;
• outros benefícios: como auxílio-creche ou custos de viagens.

Entendendo os Descontos na Folha de Pagamento

A legislação trabalhista brasileira exige transparência total em relação aos recebimentos e descontos na folha de pagamento. É crucial que o empregado compreenda claramente quais valores são deduzidos de sua remuneração e os motivos de tais descontos.

É fundamental que todos os descontos aplicados ao salário do empregado sejam previamente autorizados por ele, exceto aqueles que são compulsórios por lei. A legislação proíbe expressamente reduções salariais não autorizadas.

O registro detalhado na folha de pagamento não apenas informa o empregado, mas também oferece proteção jurídica à empresa, facilitando a comprovação de conformidade em eventuais processos trabalhistas, especialmente quando suportado por sistemas digitais que arquivam os documentos de maneira segura.

Principais Descontos Previstos na Lei:

• Vale-Transporte: o desconto para o vale-transporte é limitado a 6% do salário base do empregado e é proporcional aos dias efetivamente trabalhados.
• Vale-Refeição e Vale-Alimentação: não são obrigatórios, mas se oferecidos, o desconto na folha não pode exceder 20% do valor do benefício.
• Adiantamento Salarial (Vale): comum em muitas empresas, é uma antecipação do salário que será descontada na folha de pagamento subsequente.
• Contribuição Sindical: o pagamento é opcional desde a Reforma Trabalhista de 2017. O empregado deve autorizar expressamente o desconto.
• Planos de Saúde, Empréstimos, Cursos e Outros Descontos Autorizados: qualquer desconto deste tipo precisa ser claramente autorizado pelo empregado.
• Contribuição Previdenciária: valor compulsório destinado à Previdência Social, calculado com base na remuneração do empregado.
• Imposto de Renda: deduzido conforme a tabela progressiva da Receita Federal, baseado no salário do empregado.
• Faltas e Atrasos Injustificados: podem ser descontados do salário, desde que não justificados legalmente.

Antes de finalizar este tópico, é essencial que você compreenda o que diz o artigo 462 da CLT. Segundo o Governo Federal, os descontos totais não podem ultrapassar 70% do salário.

RH e o processo da folha de pagamento

Tratar da folha de pagamento pode ser bastante complexo, envolvendo uma profunda análise de cada recebimento e desconto, além de uma compreensão detalhada da legislação trabalhista. No entanto, para encerrar nossa discussão com chave de ouro, vamos focar em como otimizar essa função crucial.

Dessa forma, não apenas a empresa se beneficia, mas também você, profissional de Recursos Humanos, que se torna um ponto central de reconhecimento e valorização no ambiente de trabalho. No dia a dia, vários elementos que mencionamos como obrigatórios na folha de pagamento representam desafios consideráveis.

Administrar faltas e atrasos, identificar quem tem direito a insalubridade, controlar quem está de férias ou quem recebe vale-transporte pode ser uma tarefa complexa, especialmente para pequenas empresas. Para organizações de médio e grande porte, essas dificuldades são ainda maiores.

Eficiência nas práticas de folha de pagamento

A chave para a eficiência está em alinhar as práticas de folha de pagamento com a legislação trabalhista e melhorar a experiência e produtividade dos colaboradores através do uso de plataformas como a CERTPONTO. Veja por que:

• Dados disponíveis em tempo real: utilizar soluções digitais como a CERTPONTO simplifica o acesso a informações vitais, permitindo que você tenha todos os dados necessários sempre à mão. Isso elimina a necessidade de verificação manual extensa e constante, reduzindo erros e aumentando a eficiência na gestão da folha de pagamento.

• Acompanhamento da jornada de trabalho: imagine o risco de calcular incorretamente o salário de um funcionário ou deixar de lado o pagamento de horas extras, pois não foram registradas corretamente? Com o registro digital do ponto e demais funcionalidades da CERTPONTO, essa preocupação desaparece. Isso não só facilita o trabalho do RH, que passa a ter informações precisas com um simples clique, mas também assegura que cada colaborador documente corretamente sua jornada, inclusive com recursos como biometria.

• Melhoria da experiência do colaborador: investir na experiência dos funcionários tem sido um foco crescente para as empresas, especialmente diante do aumento recordista de demissões voluntárias no Brasil em 2023. Aperfeiçoar cada ponto de contato entre a empresa e o funcionário é essencial para construir uma equipe motivada e comprometida com os objetivos organizacionais. A garantia de um processo de folha de pagamento sem falhas ajuda a construir essa confiança.

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